Import z Chin dla firm: EORI, VAT, faktura i umowa

Od czego naprawdę zaczyna się import z Chin jako firma

Zanim zamówisz pierwszy kontener, spółka musi mieć trzy rzeczy: numer EORI, ustaloną metodę rozliczenia VAT importowego i jasność co do tego, kto formalnie jest importerem towaru. To nie są formalności odkładane na później: bez nich agencja celna nie dokona odprawy, a księgowość nie zaksięguje faktury poprawnie. Sam proces logistyczny, transport, dokumenty przewozowe i terminy opisuje osobno przewodnik po imporcie z Chin krok po kroku, tutaj skupiamy się wyłącznie na stronie firmowej sprawy.

Grafika AI

EORI i status importera: kto figuruje w zgłoszeniu celnym

Numer EORI rejestruje się raz, na firmę, i pozostaje ważny bezterminowo, dopóki spółka istnieje w tej samej formie prawnej. Kluczowe pytanie brzmi jednak nie "czy mam EORI", tylko "czyj EORI widnieje w zgłoszeniu celnym jako importer". Jeśli sprzedajesz towar na zamówienie klienta, a to on formalnie sprowadza towar, odpowiedzialność celna i VAT-owa spoczywa na nim, nie na Twojej spółce. Ten podział ma konsekwencje przy odliczeniu VAT, przy odpowiedzialności za błędny kod CN i przy ewentualnym postępowaniu antydumpingowym, dlatego warto ustalić go pisemnie, zanim towar wypłynie z Chin.

VAT importowy: art. 33a i decyzja, którą podejmujesz raz na start

Standardowo VAT od importu płaci się na granicy razem z cłem, co zamraża gotówkę firmy nawet na kilka tygodni. Artykuł 33a ustawy o VAT pozwala rozliczyć ten podatek bezpośrednio w deklaracji, bez fizycznej wpłaty, pod warunkiem spełnienia kilku formalnych wymogów rejestracyjnych i terminowych. Zasady kwalifikacji, dokumenty i terminy zgłoszenia do tej procedury opisuje szczegółowo poradnik o rozliczeniu VAT importowego z art. 33a, a decyzję o wyborze tej ścieżki najlepiej podjąć przed pierwszym zgłoszeniem celnym, bo zmiana w trakcie roku bywa kłopotliwa księgowo.

Faktura z Chin a polska księgowość

Faktura od chińskiego dostawcy zwykle nie spełnia formalnych wymogów polskiej ustawy o VAT: brakuje NIP-u sprzedawcy w naszym rozumieniu, dat bywa zamiennie z numerem zamówienia, a waluta rozliczeniowa to niemal zawsze dolar amerykański. Do przeliczenia wartości transakcji na złote stosuje się kurs z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego, publikowany przez NBP: przykładowo kurs średni dolara wynosił 3,7998 PLN za 1 USD w tabeli z 18 września 2026 roku (odczyt 2026-09-18, NBP, tabela A). Księgowość potrzebuje od Ciebie kompletu: faktury handlowej, packing listy, dokumentu przewozowego i SAD lub PZC, żeby poprawnie ustalić podstawę opodatkowania i moment powstania obowiązku VAT.

Proforma, umowa i moment, w którym warunki stają się wiążące

Proforma invoice to dokument roboczy, na podstawie którego robisz zaliczkę, ale sam w sobie nie jest fakturą księgową i nie stanowi umowy w pełnym znaczeniu. Jeśli zamówienie jest większe niż jednorazowa próbka, warto mieć osobny dokument (kontrakt handlowy albo purchase order z podpisanymi warunkami), który precyzuje Incoterms, termin produkcji, sposób kontroli jakości przed załadunkiem i konsekwencje opóźnienia. Brak takiego dokumentu oznacza, że przy sporze o jakość lub opóźnienie firma zostaje sama z korespondencją mailową jako jedynym dowodem.

Płatność T/T i zaliczka: jak to wygląda z perspektywy firmy

Standardowy model płatności to przelew bankowy (T/T) podzielony na zaliczkę przed produkcją i resztę przed załadunkiem lub po otrzymaniu kopii dokumentów przewozowych. Z punktu widzenia firmy każda zaliczka w dolarach to ekspozycja na wahania kursu. W dostępnych odczytach kurs USD/PLN poruszał się między 3,6852 PLN za 1 USD (odczyt 2026-08-26, NBP, tabela A) a 3,8030 PLN za 1 USD (odczyt 2026-09-17, NBP, tabela A), więc różnica między dniem zaliczki a dniem dopłaty potrafi zmienić realny koszt zamówienia o kilka procent. Zabezpieczeniem jest albo negocjacja stałej ceny w umowie, albo rozłożenie płatności tak, by nie trzymać otwartej pozycji walutowej dłużej niż konieczne.

Przed przelewem porównaj nazwę beneficjenta z danymi dostawcy w kontrakcie i na fakturze. Zmiana rachunku przekazana wyłącznie w wiadomości powinna zostać potwierdzona drugim kanałem kontaktu.

Klient importerem czy firma prowadząca import: dwa różne modele biznesowe

Jeśli prowadzisz sprzedaż B2B lub B2C i chcesz uniknąć własnej odprawy celnej, możesz działać w modelu, w którym to Twoja firma organizuje cały proces importu na zlecenie klienta, pozostając formalnym importerem lub pośrednikiem w zależności od ustaleń. Model ten, jego zakres odpowiedzialności i typowe rozliczenie kosztów opisuje strona import na zamówienie z Chin: jak działa i ile kosztuje. Wybór między "klient jako importer" a "firma jako importer na zlecenie" wpływa na to, kto odpowiada za błędny kod CN, kto rozlicza VAT i na czyje dane wystawiana jest dokumentacja celna, więc warto ustalić to przed podpisaniem pierwszej umowy z odbiorcą.

Najczęstsze pytania

Czy każda spółka importująca z Chin musi mieć numer EORI?

Tak, jeśli spółka sama figuruje jako importer w zgłoszeniu celnym. Jeśli towar sprowadza w Twoim imieniu inna firma, na przykład w modelu importu na zamówienie, to ona posługuje się swoim numerem EORI, a Twoja spółka rozlicza jedynie zakup krajowy od tej firmy, bez własnego zgłoszenia celnego.

Czy proforma od dostawcy z Chin wystarczy do księgowania kosztu?

Nie, proforma jest dokumentem roboczym służącym do zapłaty zaliczki i nie spełnia wymogów faktury księgowej w Polsce. Do zaksięgowania kosztu importu potrzebna jest faktura handlowa (commercial invoice), packing lista, dokument przewozowy oraz dokument celny SAD lub PZC, na podstawie których księgowość ustala podstawę opodatkowania VAT.

Czym różni się model, w którym klient jest importerem, od importu na zlecenie?

Gdy klient jest importerem, to na jego dane wystawia się dokumentację celną i to on odpowiada za VAT i cło, a Twoja firma pełni rolę pośrednika handlowego. W modelu importu na zlecenie Twoja spółka organizuje cały proces i częściej sama figuruje jako importer, co wymaga innego rozliczenia VAT i innej odpowiedzialności za kod CN towaru.

Jak zabezpieczyć się przed wahaniami kursu USD przy zaliczce dla dostawcy?

Najprostszym zabezpieczeniem jest skrócenie czasu między wpłatą zaliczki a dopłatą reszty, bo im dłużej pozycja walutowa pozostaje otwarta, tym większe ryzyko zmiany kursu. Część firm negocjuje z dostawcą stałą cenę w umowie niezależną od kursu, inne korzystają z rachunków walutowych, żeby nie przewalutowywać środków dwukrotnie w krótkim odstępie czasu.

Czy VAT importowy zawsze można rozliczyć przez art. 33a?

Nie, procedura wymaga spełnienia warunków formalnych, między innymi statusu podatnika VAT czynnego i terminowego zgłoszenia zamiaru korzystania z uproszczenia właściwemu naczelnikowi urzędu celno-skarbowego. Szczegółowe warunki, terminy i wzory zgłoszeń opisuje osobny poradnik o rozliczeniu VAT importowego w ramach art. 33a.